Welche Dokumente nicht voreilig weggeworfen werden sollten

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(verpd) Spätestens wenn die Ordner mit Steuer- und- Versicherungsunterlagen, Quittungen und Kaufbelegen übervoll sind, stellt sich für viele die Frage, was sie entsorgen können und was sie noch aufbewahren sollen.

Um Schwierigkeiten zu vermeiden, sollten aber auch Privatpersonen so manches Dokument wie beispielsweise Kaufquittungen, Steuererklärungen, Versicherungspolicen oder auch Kontoauszüge nicht zu früh wegwerfen. Diverse Dokumente dienen als Nachweis, andere sind die Grundlage, um bestimmte Ansprüche geltend machen zu können.

Rund um das Thema Kaufbelege

Es ist ohne einen entsprechenden Kaufbeleg schwierig, mögliche Ansprüche aus einer Gewährleistung oder einer Herstellergarantie in Anspruch zu nehmen. Da zum Beispiel die gesetzliche Gewährleistung mindestens zwei Jahre lang besteht, ist es ratsam, bei Neuanschaffungen von Waren die entsprechenden Kaufverträge beziehungsweise Rechnungen dementsprechend lang aufzubewahren, um den Kaufzeitpunkt nachweisen zu können.

Verbraucher können nämlich gemäß den Paragrafen 437, 438 und folgende BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) innerhalb von zwei Jahren nach dem Neukauf beweglicher Güter wie Möbeln oder Elektrogeräten aufgetretene Mängel des erworbenen Produkts beim Händler geltend machen.

Bei einer gegebenen Händler- oder Herstellergarantie ist es sinnvoll, die Kaufunterlagen inklusive der Garantieerklärung bis zum Ende der Garantiezeit, die von der Dauer der Gewährleistung abweichen kann, aufzuheben. Bei wertvollen Gütern empfiehlt es sich zudem, den Kaufbeleg als Nachweis über den Wert für einen späteren Verkauf oder im Falle einer Beschädigung oder eines Verlustes auf Dauer aufzubewahren.

Vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist für Handwerkerrechnungen

Rund um den Neubau, den Umbau oder die Reparatur an einem Gebäude gilt eine fünfjährige Verjährungsfrist bei Mängeln, die ein Handwerker verursacht hat. Entsprechend lang sind daher die dazugehörenden Handwerkerrechnungen zu verwahren.

Für Privatpersonen gibt es gemäß Paragraf 14b Abs. 1 UstG (Umsatzsteuergesetz) sogar eine gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist. Diese betrifft Unterlagen im Zusammenhang mit Wartungsarbeiten oder Reparaturen an einer Immobilie oder einem Grundstück. Handwerkerrechnungen und Zahlungsbelege – also auch Kontoauszüge – müssen dementsprechend mindestens zwei Jahre aufgehoben werden.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ende des Jahres, in dem die Handwerkerrechnungen ausgestellt sind. Beispielsweise dürfen Rechnungen vom Januar 2012 folglich erst mit Ablauf des Jahres 2015, also nach fast drei Jahren, vernichtet werden.

Steuerliche Belange

Prinzipiell sollten jeder Kaufbeleg, jede Rechnung und jeder Zahlungsnachweis auf steuerliche Absetzbarkeit geprüft und eventuell für das Anfertigen der entsprechenden Steuererklärung aufbewahrt werden. Das gilt auch für Prämiennachweise zu Versicherungsverträgen.

Es empfiehlt sich zudem, Steuerbescheide und eingereichte Steuerunterlagen fünf oder zehn Jahre aufzuheben. Die Bescheide sind nämlich häufig für die Beantragung staatlicher Hilfen – beispielsweise für Elterngeld oder Pflegegeldzahlungen – nötig oder werden von vielen Institutionen wie Banken als Einkommensnachweis gewertet.

Viele Steuerbescheide sind außerdem nur vorläufig und sollten so lange, bis sie endgültig rechtskräftig sind, aufbewahrt werden. Innerhalb fünf Jahren könnte ein Steuerpflichtiger zudem für versehentlich falsche Angaben in der Steuererklärung und innerhalb zehn Jahren für Steuerbetrug belangt werden. Dann wären die Steuerunterlagen eventuell als Nachweis seiner Unschuld wichtig.

Vom Kontoauszug bis zum Mietvertrag

Nach Angaben von Experten sollten Kontoauszüge drei Jahre aufbewahrt werden. Zum einen kann in diesem Zeitraum das Finanzamt einen Kontobeleg für eine Ausgabe, die steuerlich abgesetzt wurde, anfordern.

Zum anderen unterliegen fast alle Alltagsgeschäfte, wie der Kauf von Haushaltsgegenständen, Möbeln oder Elektrogeräten, einer dreijährigen Verjährungsfrist. Innerhalb dieser Frist kann der Verbraucher mit einem entsprechenden Kontoauszug beispielsweise die Begleichung der zugehörigen Rechnung nachweisen. Kontoauszüge über regelmäßige Zahlungen, wie Miete oder Unterhalt, gelten bis zu vier Jahre später noch als Beleg und sollten entsprechend lange verwahrt werden.

Bei Mietverhältnissen besteht in der Regel eine dreijährige Verjährung, zum Beispiel auf Rückzahlungs-Forderungen oder Erteilung der Nebenkostenabrechnung seitens des Mieters sowie Mietforderungen seitens des Vermieters. Mietverträge, deren Änderungen, sowie Übergabeprotokolle und Nebenkostenabrechnungen sollten daher mindestens drei Jahre lang auch nach einer Beendigung des Mietvertrages aufbewahrt werden.

Dauerhafte Aufbewahrung

Es gibt auch Dokumente, die man mehrere Jahre oder sogar ein Leben lang aufbewahren sollte. Unterlagen zu Spar- und Darlehensverträgen, Geldanlagen und Krediten sind zum Beispiel als Nachweis über die gesamte Vertragslaufzeit aufzubewahren. Versicherungsdokumente wie Policen und Nachträge (Mitteilungen über Vertragsänderungen) sollte man als Nachweis über den Versicherungsschutz bis zu einem Jahr nach Vertragsbeendigung verwahren.

Arbeitsverträge, Gehaltsunterlagen sowie Nachweise und Belege über Rentenzeiten, Arbeitslosigkeit, Sozialversicherungs-Beiträge oder auch Ausbildungs- und Studienzeiten sind sinnvollerweise mindestens so lange aufzubewahren, bis der gesetzliche Rentenanspruch geklärt und bestätigt wurde. Urteile, Mahnbescheide und Prozessakten sind 30 Jahre lang zu deponieren.

Einige Dokumente wie Geburts- und Heiratsurkunde, Rentenbescheide, Arztberichte und -befunde, Impfpass, Schul-, Studien- und Arbeitszeugnisse, Führerschein, Kraftfahrzeugschein und -brief sowie Unterlagen rund um den Erwerb von Wohneigentum sollten nie entsorgt werden. Empfehlenswert ist es, besonders wichtige Unterlagen wie Versicherungspolicen in Kopie an einem externen Ort getrennt von den Originalen zu hinterlegen. So sind diese auch im Falle eines Brandes als Nachweis verfügbar.

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