So lange müssen bestimmte Unterlagen aufbewahrt werden

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(verpd) Beim Aufräumen hat jeder sein eigenes System. Das Sortieren der verschiedenen Papiere und Schriftstücke stellt jedoch viele vor die Frage, welche Unterlagen entsorgt werden können und was man noch aufheben sollte.

Dass es für Unternehmer und Selbstständige unterschiedliche gesetzlich festgelegte Aufbewahrungsfristen für bestimmte Dokumente gibt, ist vielen bekannt. Beispielsweise besteht eine sechsjährige Aufbewahrungsfrist für diverse steuerlich relevante Unterlagen sowie Handels- und Geschäftsbriefe. Buchungsbelege, Inventare, Jahresabschlüsse, Handelsbücher und die Eröffnungsbilanz sind nach Paragraf 147 AO (Abgabenverordnung) sogar zehn Jahre lang aufzubewahren.

Doch auch Privatpersonen sollten so manches Schriftstück wie beispielsweise bestimmte Kaufquittungen, Steuererklärungen oder auch Kontoauszüge und Versicherungsdokumente nicht zu früh entsorgen, um Probleme zu vermeiden.

Steuerliche Absetzbarkeit prüfen

Prinzipiell sollten jeder Kaufbeleg, jede Rechnung und jeder Zahlungsnachweis auf steuerliche Absetzbarkeit geprüft und eventuell für das Anfertigen der entsprechenden Steuererklärung aufbewahrt werden. Das gilt auch für Prämiennachweise zu Versicherungsverträgen.

Auch wenn hierzu keine gesetzliche Regelung besteht, empfiehlt es sich Steuerbescheide und eingereichte Steuerunterlagen fünf oder zehn Jahre aufzuheben. Die Bescheide sind nämlich häufig für die Beantragung staatlicher Hilfen – beispielsweise für Elterngeld oder Pflegegeldzahlungen – nötig oder werden von vielen Institutionen wie Banken als Einkommensnachweis gewertet.

Viele Steuerbescheide sind zudem nur vorläufig und sollten so lange aufbewahrt werden, bis sie endgültig rechtskräftig werden. Innerhalb fünf Jahren könnte ein Steuerpflichtiger zudem für versehentlich falsche Angaben in der Steuererklärung und innerhalb zehn Jahren für Steuerbetrug belangt werden. Dann wären die Steuerunterlagen eventuell als Nachweis seiner Unschuld wichtig.

Ohne Kaufbeleg keine Garantie- oder Gewährleistungs-Ansprüche

Da die gesetzliche Gewährleistung mindestens zwei Jahre lang besteht, ist es ratsam bei Neuanschaffungen von Waren die entsprechenden Kaufverträge beziehungsweise Rechnungen dementsprechend lang aufzubewahren, um den Kaufzeitpunkt nachweisen zu können.

Gemäß den Paragrafen 437, 438 und folgende BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) können nämlich Verbraucher innerhalb von zwei Jahren nach dem Neukauf beweglicher Güter wie Möbel oder Elektrogeräte aufgetretene Mängel des erworbenen Produkts beim Händler geltend machen.

Wurde eine Händler- oder Herstellergarantie gegeben, ist es sinnvoll die Kaufunterlagen inklusive der Garantieerklärung bis zum Ende der Garantiezeit, die von der Dauer der Gewährleistung abweichen kann, aufzuheben. Bei wertvollen Gütern empfiehlt es sich zudem, den Kaufbeleg als Nachweis über den Wert für einen späteren Verkauf oder im Falle einer Beschädigung oder eines Verlustes auf Dauer aufzubewahren.

Gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist für Verbraucher

Rund um den Neubau, den Umbau oder die Reparatur an einem Gebäude gilt eine fünfjährige Verjährungsfrist bei Mängeln, die ein Handwerker verursacht hat. Entsprechend lang sind daher die dazugehörenden Handwerkerrechnungen zu verwahren.

Übrigens: Eine gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist für Unterlagen im Zusammenhang mit Wartungsarbeiten oder Reparaturen an einer Immobilie oder einem Grundstück gibt es gemäß Paragraf 14b Abs. 1 UstG (Umsatzsteuergesetz) auch für Privatpersonen. Handwerkerrechnungen und Zahlungsbelege – also auch Kontoauszüge – müssen dementsprechend mindestens zwei Jahre aufgehoben werden.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ende des Jahres, in dem die Handwerkerrechnungen ausgestellt sind. Rechnungen vom Januar 2011 dürfen folglich erst mit Ablauf des Jahres 2014, also nach fast drei Jahren, vernichtet werden.

Der Kontoauszug als Beweis

Kontoauszüge sollten nach Expertenmeinung drei Jahre aufbewahrt werden. Zum einen kann in diesem Zeitraum das Finanzamt einen Kontobeleg für eine Ausgabe, die steuerlich abgesetzt wurde, anfordern.

Zum anderen unterliegen fast alle Alltagsgeschäfte, wie der Kauf von Haushaltsgegenständen, Möbeln oder Elektrogeräten, einer dreijährigen Verjährungsfrist. Innerhalb dieser Frist kann der Verbraucher mit einem entsprechenden Kontoauszug beispielsweise die Begleichung der zugehörigen Rechnung nachweisen.

Kontoauszüge über regelmäßige Zahlungen, wie Miete oder Unterhalt, gelten bis zu vier Jahre später noch als Beleg und sollten entsprechend lange verwahrt werden. Bei Mietverhältnissen besteht in der Regel eine dreijährige Verjährung, zum Beispiel auf Rückzahlungs-Forderungen oder Erteilung der Nebenkostenabrechnung seitens des Mieters sowie Mietforderungen seitens des Vermieters. Mietverträge, deren Änderungen, sowie Übergabeprotokolle und Nebenkostenabrechnungen sollten daher mindestens drei Jahre lang auch nach einer Beendigung des Mietvertrages aufbewahrt werden.

Manche Dokumente sollten dauerhaft aufbewahrt werden

Unterlagen zu Spar- und Darlehensverträgen, Geldanlagen und Krediten sind als Nachweis über die gesamte Vertragslaufzeit aufzubewahren. Versicherungsdokumente wie Policen und Nachträge (Mitteilungen über Vertragsänderungen) sollte man für mögliche Rückfragen oder Forderungen bis zu einem Jahr nach Vertragsbeendigung verwahren.

Arbeitsverträge, Gehaltsunterlagen sowie Nachweise und Belege über Arbeitslosigkeit, Sozialversicherungs-Beiträge oder auch Ausbildungs- und Studienzeiten hebt man am besten mindestens so lange auf, bis der gesetzliche Rentenanspruch geklärt und bestätigt wurde.

Urteile, Mahnbescheide und Prozessakten sind 30 Jahre lang zu deponieren. Einige Dokumente wie Geburts- und Heiratsurkunde, Rentenbescheide, Arztberichte und -befunde, Schul-, Studien- und Arbeitszeugnisse, Pässe, Führerschein, Kraftfahrzeugschein und -brief sowie Unterlagen rund um den Erwerb von Wohneigentum sollten nie entsorgt werden. Empfehlenswert ist es, besonders wichtige Unterlagen wie Versicherungspolicen in Kopie an einen externen Ort getrennt von den Originalen zu hinterlegen. So sind diese auch im Falle eines Brandes als Nachweis verfügbar.

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